La selección de un ERP-CRM es una decisión muy importante para cualquier empresa, que supone una inversión elevada en recursos económicos, humanos y de tiempo. De una correcta selección y una óptima implantación dependerá el funcionamiento de la empresa en los próximos años.
Conocer qué es un ERP-CRM y para qué sirve
El ERP (Enterprise Resource Planning) actual es una herramienta integrada que permite gestionar prácticamente todo lo que ocurre en la empresa, mientras que el CRM (Customer Relationship Management) es una impres herramienta de venta y marketing orientada al cliente.
A continuación, se abordan los diferentes factores que se deben tener en cuenta al planificar la implantación de un ERP-CRM:
• Los motivos que pueden hacer que se quede obsoleto. No hemos de olvidar que el tiempo de vida útil de un ERP-CRM en una empresa ronda los 5-6 años. La tecnología de la información avanza a gran velocidad, y la implantación de un software de gestión es una decisión estratégica que marca la diferencia respecto a la competencia. Mantenerlo al día debe ser una prioridad si se quiere mantener la competitividad.
• Los factores a tener en cuenta para saber si la empresa realmente necesita un ERP-CRM. Las necesidades de una empresa varían según la fase en la que se encuentre. Si bien en las fases iniciales la inversión en tecnología de la información no suele ser prioritaria, en la era de la innovación enseguida aparecen las carencias y la necesidad de cubrir con eficacia nuevas necesidades.
• Los diferentes tipos de software ERP-CRM existentes en el mercado. Debemos clasificarlos en base a diferentes criterios: como son su diño, su instalación y el tipo de software. Así, se identifican las diferencias entre un ERP-CRM a medida o paquetizado, una solución horizontal o vertical y un software instalado en local, en la nube o mixto. También se identifican los software libres (open source).
• Los principales módulos y características de un ERP-CRM. Tenemos que tener en cuenta, cuáles son estos módulos, en qué consisten, cuál es un funcionamiento… Así, tras explicar qué son los CRM (Customer Relationship Management) y los MRP (Material Requirements Planning), se detallan los principales módulos funcionales de un ERP y las características tecnológicas de estos programas de gestión, entre las que destacan la flexibilidad para adaptarse a las características de cada empresa y la robustez tecnológica a nivel funcional.
El principal valor añadido que aporta un software de gestión es el de unificar la información y la gestión de sus diferentes áreas en una sola plataforma. Esto facilita significativamente la toma de decisiones dentro de la empresa y la coordinación entre los diferentes departamentos.
Un ERP-CRM debe ser, sobre todo, flexible para adaptarse a las características de la empresa y tecnológicamente muy robusto para cubrir por completo las funcionalidades que se le requieren.
¿Cuáles son las claves para implantar con éxito un ERP-CRM?
A continuación, se identifican y analizan los diferentes factores a tener cuenta para que la implantación resulte exitosa:
• Los costes directos - de infraestructura técnica, gestión e implementación - e indirectos - de manteni actualizaciones e implantación de nuevos mó -, que determinarán el precio del proyecto.
• Las tres fases principales que componen el proyecto: análisis y selección del sistema, desarrollo e implantación del ERP-CRM. Para culminar el proceso con éxito, es importante delimitar en qué consiste y qué tiempo se estima para cada fase.
• Consejos y recomendaciones para optimizar cada una de estas fases y gestionar mejor todo el proceso de implantación. Un control exhaustivo de estas tres fases reducirá al máximo el margen de error y la necesidad de realizar modificaciones tras la instalación.
• Las claves para valorar las soluciones propuestas y el presupuesto de un nuevo ERP-CRM.
La elección del nuevo ERP-CRM es una decisión muy importante, por lo que se recomienda nombrar un comité de selección en el que estén bien representados la Dirección General, el Área Financiera y el Dpto. de Sistemas de la empresa.
• Las claves para evaluar al proveedor que va a realizar la implantación. El proveedor de software se convertirá en el socio tecnológico de la empresa durante mucho tiempo. Por ello, debe escogerse cuidadosamente, en base a unos criterios objetivos relacionados con las necesidades de la empresa, las características del proveedor y la calidad del servicio que ofrece.
• Las claves para comprobar que todos los factores relevantes del proceso de selección e implantación se han realizado correctamente. Para garantizar una culminación exitosa, no hay que bajar la guardia hasta el final. Tras la toma de decisión y la implantación de un software ERP-CRM, se debe hacer un seguimiento de su evolución de manera regular y en cada una de las etapas. No debemos olvidar que se trata de un proceso complejo que compromete e implica a todos los departamentos y procesos de la empresa.
• Las funciones que deberá desempeñar la consultora externa en la implantación. Los consultores del proveedor suelen estar en las oficinas del cliente durante el proceso de implantación del ERP-CRM, instalando el software, configurando los equipos, los niveles de seguridad, etc. Es importante conocer las funciones que estos consultores deberán realizar, para poder llevar a cabo un control adecuado de su actividad.
• Las claves para seleccionar el equipo de trabajo ideal para implantar el ERP-CRM. La implantación de un ERP-CRM requiere un esfuerzo temporal y extraordinario, por lo que debe designarse un equipo jerarquizado que asuma este proyecto. Se recomienda para ello definir las funciones a desempeñar por cada miembro y, después, escoger la persona más adecuada en cada caso.
• Los errores y problemas más comunes en las im Los más frecuentes son: una mala planión, una mala adaptación del software, unas expec demasiado altas, una mala gestión del cambio o no prever el mantenimiento. Debemos evitar caer en estos errores y que no acaben convirtiéndose en una amenaza para la empresa.
• La importancia de la migración de datos. Esta no es una tarea fácil y requiere del esfuerzo de todas las partes implicadas en el proceso. Es importante discer con qué información se cuenta, si conviene migrarla y si es mejor recurrir para ello a una empresa externa u optar por una migración automática.
• La fase de pruebas del ERP-CRM. Se debe invertir un tiempo considerable en esta fase, ya que cuantas más pruebas se hagan, menos fallos se detectarán en la fase final de arranque. Son los propios usuarios finales quienes deben realizar las pruebas para comprobar to las funcionalidades del sistema de un modo "real".
• La formación tras la implantación. Se trata de una fase indispensable tras la implantación, que se recomienda desarrollar a dos niveles: formación de los usuarios clave y de los usuarios finales.
• El soporte técnico. A la hora de seleccionar el proveedor, es importante optar por aquellos que ofrezcan un servicio integral en el que se comprenda el asesoramiento y un soporte técnico de calidad. Este soporte, que deberá incluir el mantenimiento, las actualizaciones y la resolución de incidencias, permitirá a la empresa ahorrar costes.
• El servicio de evolución tecnológica del ERP-CRM. Antes de contratar un ERP-CRM resulta fundamental valorar la capacidad del proveedor para evolucionar y mejorar el producto. Esto permitirá ir haciendo actualizaciones con mejoras paulatinas y evitar tener que cambiar íntegramente el software.
• Las claves para utilizar un ERP-CRM de forma eficaz. Tras la implantación, es necesario esforzarse para sacar todo el partido posible al ERP-CRM. El programa nunca debe ir por detrás del desarrollo de la empresa, sino que debe crecer a la vez que el negocio.
¿Cuáles son las claves para garantizar la seguridad en un ERP-CRM?
Los ERP-CRM son sistemas de gestión cada vez más modernos y complejos. Esto hace que los frentes susceptibles de ataques externos también crezcan. Por ello, la configuración de un nivel alto de seguridad en el software ERP-CRM constituye una etapa crítica dentro del proceso de implantación.
Tras su instalación, el programa se va a convertir en la herramienta tecnológica más importante de la empresa, por lo que debe ofrecer todas las garantías de seguridad posible ante los fallos del sistema y la pérdida de información, los ataques de seguridad externos, y los accesos internos no autorizados.
Porque la clave está en instalar un software de gestión seguro, estable y fiable.
¿Cuáles son las tendencias para los próximos años? El ERP-CRM y la Industria 4.0
Siempre con la mirada puesta en el futuro, las nuevas tecnologías permiten que los dispositivos y sistemas colaboren entre ellos, lo que terminará modificando pro productos y modelos de negocio. El ERP-CRM del futuro deberá tener la funcio necesaria para adaptarse a esta 4ª Revolución Industrial.
Si la revolución digital se abre paso y la Industria 4.0 está transformando las comunicaciones, es evidente que los ERP-CRM no van a quedarse al margen. De hecho, ya se están transformando y en muchos casos son ya los gestores de toda la información generada por la Industria 4.0.
En la Industria 4.0, la tecnología permite tomar ventaja de todos los datos generados para adaptarse más rápidamente a los cambios en la demanda. Un buen ERP-CRM deberá po recoger y gestionar esta información de la forma más relevante para las empresas, para facilitarles la toma de decisiones.
De esta manera debemos contralar las nuevas tendencias de los ERP-CRM en este sentido, que pasan por las soluciones Cloud (en la nube), la analítica predictiva del Business Intelligence, el Internet de las cosas (IoT), el ERP-CRM Móvil y el Visual Computing.
Todas ellas son tendencias en las que debe fijarse la empresa que esté seleccionando un ERP-CRM para asegurarse de que la solución que implanta tiene perspectivas de futuro.
Fuente: Solmicro
